BPM- ניהול תהליכים עסקיים

ניהול תהליכים עסקיים ברשות (BPM או Business Process Management) הינו תחום אשר מטרתו להקל על הארגון בתהליכים של הקמה וטיפול בתהליכים עסקיים וזאת במטרה להגיע לתוצאות הרצויות בהתאם לאסטרטגיה ולמטרות העסקיות של הארגון. מדובר בתחום מאוד חשוב להצלחת הארגון. תחום ה-BPM צובר פופולריות בארגונים רבים ונכנס לעולם הרשויות בשנים האחרונות.

יכולת יצירת תהליך ע"פ WorkFlow  מראש יכול לסייע ביישום התהליך בצורה מדוייקת, מהירה ומדידה.

על המודול:

  • המודול מאפשר הגדרה של תהליכים מורכבים באופן עצמאי עבור פניות שנפתחות במערכת ה-CRM או מגיעות ממקור חיצוני כגון טפסים מקוונים.
  • המערכת מאפשרת לפרק תהליך לשלבים מוגדרים מראש וכן לאפשר אפשרויות שונות כגון התראות, שינוי רשימת המטפלים, הוספת חתימה (סבב חתימות), עדכון משתמש הקצה (התושב) תוך כדי תנועת התהליך וכדומה.
  • לכל שלב ניתן ליצור גם טופס מותאם אישית ואת נתוני הטופס ניתן לחתום בפורמט PDF עם שאר השדות הנאספים במסגרת התהליך ולהפיץ את ה-PDF במסגרת פנימית או עבור משתמש הקצה (התושב).
  • ניתן לדלג בין השלבים גם לא באופן ליניארי לשם טיפול ואף לכוון את משתמש הקצה (התושב) בהשלמת פרטים בתהליכי רישום.

יכולות המודול:

  • הגדרת שלבים ללא הגבלה
  • ניתן לראות את השלב הנוכחי וכן את היסטוריית השלבים
  • הגדרת אפשרויות לכל שלב וכן הגבלה של האפשרויות לפי רמת הרשאותיצירת טופס מותאם אישית לכל שלב
  • הנפקת PDF  מותאם אישית
  • כל תהליך היצירה בשליטת הלקוח וניתן לשינוי בכל שלב

תכונות נוספות

שיוך התהליך

ניתן יהיה לשייך את התהליך , לרמת מנהל ,ונושא .נושא משנה . כמו כן ניתן לשייך את התהליך למקור פנייה.

הגדרת שלב בתהליך

המערכת תאפשר להגדיר מספר לא מוגבל של שלבים בכל תהליך , כאשר לכל שלב בתהליך ניתן יהיה להגדיר את כל אחד מהפרטים הבאים:

 

שם השלב ותיאורו

מאפשר הגדרת שם ייחודי לשלב , וכן תיאורו תפקידו של השלב בתהליך,

 

הפעל שדות טופס

אפשרות להגדרת עד 15 שדות טופס למילוי ע"י המטפל בשלב זה . הגרדת התהליך תאפשר להגדיר שם לשדה , סוג לשדה מבין האפשריות הבאות

  1. טקסט פשוט
  2. שדה בחירה (כן/לא)
  3. תיבת בחירה
  4. תיבת בחירה לערכים מרובים
  5. תיבת קובץ – להוספת קובץ
  6. תיבת תאריך
  7. תיבת חתימה
  8. תיבת סימון
  9. תיבת מיקום אוטמאטי
  10. תיבת קובץ מוגדר – תיבה זו תאפשר להציג קישור לקובץ. שיוצג

הגדרת אפשרות טיפול

ניתן להגדיר אפשריות טיפול למטפל אשר מתוכם נדרש המטפל לבחור לצורך עדכון התהליך , ניתן להגדיר מספר אפשריות טיפול ללא הגבלה.  כאשר לכל אפשרות טיפול ניתן להגדיר את הפרמטרים הבאים

  1. שם שורת הטיפול – מציג את שם האפשרות
  2. הודעה לתושב – מציג את שורת טקסט אשר תוצג לתשובה באזור האישי בעת בחירה באפשרות זו
  3. אפשרות לצירוף הערות שרשם המטפל , גם באזור האישי
  4. אפשרות להגדיר שורת טיפול זאת בעבור משתמשים ספציפים
  5. אפשרות להגדיר שורת טיפול זאת בעבור בעלי הרשאות ספציפים
  6. אפשרות לשנות את סטטוס התהליך בעת בחירה באפשרות זו
  7. אפשרות  להעברה של המשך הטיפול למחלקה אחרת/נושא/נושא משנה
  8. אפשרות שליחה של הודעת SMS  / דוא"ל מותאם אישית
  9. אפשרות לשליחה של שדות הדורשים תיקון חזרה לפונה (פעיל במקרה בו התהליך התחיל מטופס מקוון
  10. אפשרות לביצוע תיון/החלפה של הגורמים המטפלים.
  11. ביטול האפשרות  לשליחה של של דוא"ל/sms  במידה והוגדרו כחלק מהתהליך.
  12. אפשרות לקבוע התראה למטפל בתהליך זה על סיום הזמן המוגדר לטיפול באפשרות זו.
  13. אפשרות לשנות את תיאור הטיפול של התהליך
  14. אפשרות לשינוי השלב בתהליך – אשפרות לעבור מאחד השלבים הבאים או שלבים אחורה
  15. אפשרות לקבוע כי נדרשת הוספת תמונה כחובה בשלב זה.
  16. אפשרות לארכוב של מכתב ושליחתו לפונה (המכתב יבחר מתוך שבלונות המכתבים הקיימת במערכת)
  17. אפשרות לצרף קובץ PDF  שנוצר בעקבות פתיחת הקריאה מטופס מקוון.
  18. אפשרות להניע בקשה לצירוף קבצים מהפונה – הפונה יקבל הודעת SMS  שבה הוא נדרש לצרף צילום של מסמכים , לאחר קבלת הקצים ניתן לקבוע כי התהליך יעבור לשלב אחר , וכן אפשרות לשנות את הסטטוס של הבקשה.
  19. העברת התהליך למטפלים מוגדרים
  20. העברת התהליך למחלקה /נושא שהוגדרו מראש

הגדרת PDF מותאם אישית

ניתן להגדיר כחלק מתהליך הטיפול יצירה של מסמך PDF  אשר יורכב מנתונים הנאספים במהלך התהליך כגון חתימות , מסמכים , הערות וכו', כך שבסופו של התהליך יוצג מסמך PDF  אשר מאפיין את התהליך או כטופס אישור הכולל את חתימות הגורמים המטפלים.

 
תמונות מהמערכת
 

BMP

 

BPM

 

מה רואה העובד בפועל ?

כל אבן דרך הגדירה יכולות מסויימות עבור גורם טיפול במערכת ולכן במידה ומנהל מסויים יצטרך לאשר או לחתום דיגיטאלית יפתחו אפשרויות בהתאמה אישית בהתאם למה שהוגדר בתהליך (לדוגמה: אושר, לא אושר, הוחזר לגזבר לבדיקת תב"ר) ובהתאם במערכת תדע להציף את הפנייה לגורם המטפל באבן הדרך הרלוונטית. ניתן גם לבצע סבב חתימות שיתווספו ויוטבעו על גבי ה-PDF של התהליך.

דוגמה - מה רואה מטפל מתוך הארגון בשלב בו נדרש לבצע משימה

כל אבן דרך הגדירה יכולות מסויימות עבור גורם טיפול במערכת ולכן במידה ומנהל מסויים יצטרך לאשר או לחתום דיגיטאלית יפתחו אפשרויות בהתאמה אישית בהתאם למה שהוגדר בתהליך (לדוגמה: אושר, לא אושר, הוחזר לגזבר לבדיקת תב"ר) ובהתאם במערכת תדע להציף את הפנייה לגורם המטפל באבן הדרך הרלוונטית. ניתן גם לבצע סבב חתימות שיתווספו ויוטבעו על גבי ה-PDF הסטפי של התהליך.

 

סרטון הדגמה 

 

קישור לדוגמה במערכת Test